Teamleitung Office Management - "Der Verwaltungsprofi"*

  • Hamburg
  • Permanent
  • Full-time 40 hours

Your Tasks

Als unsere Teamleitung* im Office Management sind Sie ein richtiger Allrounder und führen mit Engagement sowie Fachwissen unser Verwaltungsteam im Head Office. Dabei übernehmen Sie folgende Aufgaben:

  • Sie bilden eine wichtige Schnittstelle für die Fachabteilungen in unserem Head Office sowie unsere Hotels und bauen einheitliche Prozesse und Strukturen innerhalb des Office Managements auf.
  • Neben der Führung Ihrer Teammitglieder, inklusive das Führen von regelmäßigen Feedbackgesprächen, übernehmen Sie außerdem die Betreuung von Auszubildenden sowie Werkstudierenden im Bereich Büromanagement.
  • Des Weiteren sind Sie für die Postbearbeitung und die zentrale Postfachverwaltung sowie für die kaufmännische Betreuung von Lieferanten und Geschäftspartnern zuständig.
  • Zudem sind Sie für die Vertragsübernahmeprozesse, die Vor- und Nachbereitung sowie die Zählerstandverwaltung der Hotelübernahmen und Hotelneueröffnung zuständig und erstellen hierfür Serienbriefe.
  • Darüber hinaus beantragen Sie für unsere Hotelneueröffnungen die Gaststättenerlaubnis, Stellvertretererlaubnis sowie die Gewerbeanmeldung.
  • Auch die Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe obliegt Ihrer Verantwortung.
  • Sie sind zudem am Prozess der Gesellschaftsgründungen und -änderungen beteiligt
  • Sie pflegen die Firmenorganigramme.
  • Sie begleiten die Betreuung des Fuhrparkmanagements.
  • Sie übernehmen den Prozess der Archivierungen für das Head Office.
  • Sie betreuen in unserem Head Office Gäste und Besucher.

Your Profile

  • Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und haben bereits mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit Personalverantwortung sammeln können.
  • Durch Ihre hohe Auffassungsgabe fällt es Ihnen leicht, sich schnell in komplexe und neue Sachverhalte hineinzudenken, allerdings wissen Sie auch an entscheidender Stelle nachzufragen.
  • Souverän und stilsicher kommunizieren Sie auf unterschiedlichen Ebenen in deutscher Sprache.
  • Sie sind offen, kommunikationsstark und erfüllen trotz hohem Tempo Ihre Aufgabe mit Leidenschaft und Gewissenhaftigkeit.
  • Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Programmen sowie eine strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise, runden Ihr Profil ab.