Assistent*in der Geschäftsführung

 

Als Assistent*in der Geschäftsführung erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit einem breiten Spektrum an unterschiedlichen Aufgaben.

  • Sie unterstützen den Geschäftsführer im operativen und administrativen Tagesgeschäft, erledigen zuverlässig den kaufmännischen Schriftverkehr und nehmen Telefonate stets freundlich entgegen.
  • Sie sind für die Terminkoordination des Geschäftsführers verantwortlich, verfügen über die Fähigkeit aus Meetings und Terminen eigenständige „To-dos“ und Prozesslisten abzuleiten sowie entsprechende Protokolle organisatorisch und inhaltlich vor- und nachzubereiten.
  • Sie denken voraus, assistieren inhaltlich und recherchieren sowie bearbeiten Prozesse schon so weit im Vorfeld, um eine adäquate Priorisierung von Themen zu gewährleisten.
  • Sie bearbeiten eigenverantwortlich und zielorientiert Ihre Aufgaben sowie auch erweiterte Aufgaben, die sich im Zuge eines aufgebauten Vertrauensverhältnisses inhaltlich sukzessive vertiefen.
  • Des Weiteren fungieren Sie als Kommunikationsschnittstelle zu weiteren Führungskräften.

 

  • Sie können bereits Berufserfahrung in einer Assistenzposition vorweisen bzw. haben einschlägige Erfahrung in der Organisation eines Assistenzbüros.
  • Im Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen verfügen Sie über Sicherheit und Routine und bringen zudem sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse mit.
  • Es zeichnen Sie ein konzeptionelles Verständnis, eine strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten aus. 
  • Sie verfügen über die Fähigkeit Aufgaben zu priorisieren und zu filtern, um „sensory overload“ des Managements zu vermeiden.
  • Sie verfügen über das nötige Fingerspitzengefühl für strategische Entscheidungen und tragen diese diskret und loyal mit.
  • Abschließend haben Sie ein ausgeprägtes Organisationstalent und behalten auch in Stresssituationen den Blick für das Wesentliche.